Электронная приёмка по 44-ФЗ: как оформить в ЕИС
Вы исполнили контракт: товар поставлен, работа выполнена, услуга оказана. Теперь остался самый важный этап — получить оплату. Для этого нужно правильно оформить приёмку. С 2022 года по большинству контрактов, заключённых по электронным процедурам, приёмка проходит прямо в Единой информационной системе (ЕИС). Никаких бумажных актов, никакой пересылки сканов по электронной почте — только электронный документооборот через личный кабинет поставщика.
В статье рассказали, как поставщику сформировать документ о приёмке в ЕИС, на что обратить внимание и что делать, если заказчик отказался подписывать акт.
Что такое электронная приёмка по 44-ФЗ
Электронная приёмка — это процедура оформления и подписания документов о приёмке товаров, работ или услуг в электронной форме через ЕИС. Вместо бумажных актов и накладных стороны обмениваются структурированными электронными документами (СЭД), которые подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Когда она обязательна
Для контрактов, заключённых в электронном виде, приёмка тоже должна быть электронной, если это возможно по виду товара или услуги. Это означает, что для большинства аукционов, конкурсов, запросов котировок и предложений приёмка должна проходить именно в ЕИС.
Для контрактов, заключённых с единственным поставщиком, электронная приёмка не обязательна. Заказчик вправе использовать ЕИС, но может оформить приёмку на бумаге или через сторонний ЭДО.
Электронная приёмка и актирование: в чём разница
Электронная приёмка — это сам процесс: вы формируете документ в ЕИС, заказчик его подписывает или отказывает.
Актирование — это оформление документа, который подтверждает, что работа выполнена и принята заказчиком. Такой акт служит основанием для оплаты.
Фактически это одна процедура, но важно понимать: по 44-ФЗ главным документом является именно электронный документ в ЕИС, а не бумажный акт или скан, пересланный по электронной почте.
Как поставщику сформировать документ о приёмке в ЕИС
Шаг 1. Выберите контракт
Зайдите в личный кабинет поставщика в ЕИС, найдите нужный контракт. В карточке контракта перейдите в раздел «Исполнение контракта», затем «Документы о приёмке». Нажмите на кнопку «Создать документ о приёмке».
Шаг 2. Заполните вкладку «Общая информация»
На этой вкладке укажите номер и дату документа о приёмке. Можно внести свой внутренний номер для удобства. Выберите, нужно ли формировать счёт‑фактуру вместе с актом — это зависит от условий вашего контракта и режима налогообложения.
С 28 марта 2026 года в ЕИС действует важное нововведение: при формировании документа о приёмке поставщик может указать порядковый номер и дату счёта‑фактуры, который был выставлен при получении авансовых платежей. Это особенно важно для правильного учёта НДС и соблюдения требований налогового законодательства. Сведения отображаются в печатной форме документа о приёмке.
На этой же вкладке можно прикрепить сканы сопроводительных документов: товарных накладных, актов ввода оборудования в эксплуатацию, счетов на оплату и других.
Шаг 3. Заполните вкладку «Контрагенты»
Укажите информацию о заказчике, поставщике и, если необходимо, о перевозчике. Если место поставки отличается от адреса заказчика, добавьте информацию о нём. Если груз отправляет не поставщик, внесите данные о грузоотправителе.
Шаг 4. Заполните вкладку «Товары, работы, услуги»
Нажмите «Добавить» — система покажет товары, работы или услуги, предусмотренные контрактом. Выберите нужную позицию. По умолчанию подгружается полное количество по спецификации — при частичной поставке вы можете его отредактировать.
Шаг 5. Проверьте данные и отправьте документ
После заполнения всех вкладок нажмите «Сохранить и проверить на нарушения». Система проверит корректность данных. Затем подпишите документ усиленной квалифицированной электронной подписью и разместите в ЕИС.
После этого документ не позднее одного часа автоматически направляется заказчику. Датой поступления документа заказчику считается дата его размещения в ЕИС.
Как заказчику подписать документ о приёмке
После того как вы направили документ, заказчик должен уложиться в срок, установленный контрактом. Этот срок не может превышать 20 рабочих дней со дня получения документа — за это время он либо подписывает приёмку, либо направляет отказ с обоснованием.
Если заказчик создал приёмочную комиссию, то документ или отказ должны быть подписаны членами комиссии (не менее 50% состава), а затем их должен утвердить заказчик.
Мотивированный отказ от приёмки
Заказчик вправе не подписывать документ о приёмке и направить мотивированный отказ. Основания для отказа обычно связаны с несоответствием поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг условиям контракта: некачественный товар, неполная поставка, несоответствие техническим характеристикам, нарушение сроков. Отказ должен содержать конкретные причины, по которым заказчик не принимает результат.
Заказчик формирует отказ в электронной форме в ЕИС, подписывает УКЭП и размещает в системе. В нём должны быть указаны причины отказа со ссылками на положения контракта.
Если заказчик направил отказ, у вас есть право устранить причины и направить новый документ о приёмке в том же порядке, что и первоначальный. Сроки приёмки в этом случае отсчитываются заново.
Сроки приёмки и подписания
Сроки зависят от того, получили ли вы мотивированный отказ:
- Если отказа не было. Заказчик подписывает документ в течение срока, установленного контрактом, но не позднее 20 рабочих дней со дня поступления документа о приёмке от поставщика.
- Если был направлен мотивированный отказ. Срок подписания корректирующего документа отсчитывается заново с момента размещения вами исправленного документа о приёмке.
Что грозит за нарушение сроков
Для заказчика. Если заказчик не подписывает документ о приёмке и не направляет мотивированный отказ в установленный срок, это нарушение 44-ФЗ, за которое предусмотрены штрафы.
Для поставщика. Если в контракте прописан срок, в который поставщик должен загрузить документы о приёмке, и он этот срок нарушил, то это не просрочка поставки, а отдельное нарушение. За него берут штраф — фиксированную сумму, которую прописывают в контракте по правилам из постановления № 1042.
Как исправить или скорректировать документ о приёмке
Если документ ещё в статусе «Проект». Вы можете удалить его и создать новый. Для этого в контекстном меню документа выберите «Удалить».
Если документ уже подписан хотя бы одной стороной, удалить его нельзя — подпись делает документ официальным. Вместо удаления нужно сделать исправление.
Исправления бывают двух видов:
- Существенные — если меняются финансовые условия (цена, количество, сумма).
- Несущественные — например, характеристики.
Выберите нужный вид, оформите исправление, подпишите его с обеих сторон — и оно появится в системе как новая версия. Старая версия останется в реестре, но перестанет действовать.
Итог
Электронная приёмка в ЕИС — это обязательная процедура для большинства контрактов по 44-ФЗ. Чтобы провести её без ошибок, запомните главные правила:
- Формируйте документ строго в ЕИС. Никакие бумажные акты или сканы по электронной почте не заменяют электронный документ о приёмке.
- Внимательно заполняйте все вкладки. Ошибки в количестве товара, цене или реквизитах приведут к отказу.
- Не забывайте про авансовые счета‑фактуры. С 28 марта 2026 года их нужно указывать в отдельном поле.
- Если получили отказ — не паникуйте. Устраните причины и направьте исправленный документ. Сроки пойдут заново.
- Подписанный документ удалить нельзя. Только формировать исправление.
Главное — действуйте в рамках сроков, указанных в контракте, и всегда сохраняйте подтверждение отправки документов в ЕИС. Это ваша защита в случае спора.
